Benefícios são parte central da proposta de valor ao colaborador e, ao mesmo tempo, um campo sensível sob o ponto de vista regulatório. Políticas mal desenhadas geram atritos, inconsistências na folha e, em última instância, passivos trabalhistas. A boa notícia é que compliance e governança se constroem com poucos fundamentos. Basta ter uma regra escrita, processo simples, registro de evidências e comunicação clara. Criamos a seguir, um guia do que a lei pede e como operar sem dor de cabeça as políticas de benefícios.
VA/VR (auxílio-alimentação/refeição): foco no uso correto e na transparência
Desde a Lei 14.442/2022, reforçou-se a proibição de desvio de finalidade do auxílio-alimentação: o benefício deve ser usado exclusivamente para comprar alimentos (preparados ou in natura), vedado o uso para outras finalidades ou descontos não relacionados, inclusive quando a empresa participa do PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador). A lei também ajustou pontos operacionais do benefício e dialoga com normas infralegais recentes que vêm atualizando regras do PAT (taxas, prazos e interoperabilidade entre arranjos).
Para empresas no PAT, há vantagens fiscais e trabalhistas (com limites e condições diferentes a depender do regime tributário), mas isso exige aderência às regras do programa e documentação em dia. O próprio governo mantém FAQs e notas técnicas com os requisitos e benefícios previstos.
Em termos de governança, o caminho seguro é padronizar, já que a política escrita diz o que é VA/VR, onde pode usar, o que é vedado, como reportar problemas e o que acontece em caso de mau uso. Em paralelo, o RH precisa de relatórios simples para acompanhar adesão e eventuais inconformidades (ex.: transações fora de estabelecimentos alimentícios, se o emissor disponibilizar esse nível de visibilidade).
Quando se opta por cartão multibenefícios, como o BRB Benefícios, a vantagem está em concentrar benefícios com regras por carteira (ex.: alimentação, refeição, bem-estar) e padrões de uso respeitando a lei, o que facilita a gestão e a comunicação ao colaborador.
VT (vale-transporte): cálculo, desconto limitado e comprovação de trajeto
O vale-transporte é um direito regulado pela Lei 7.418/1985 e pelo Decreto 95.247/1987: o empregador antecipa o benefício para o deslocamento casa-trabalho-casa e pode descontar do empregado até 6% do salário básico — todo excedente é custo do empregador. O benefício depende de informações do trajeto declaradas pelo empregado (itinerários e custos), e o uso deve ser compatível com o deslocamento efetivo.
Para reduzir riscos, mantenha formulário de solicitação/atualização do VT, com aceite do colaborador; revise mudanças de endereço; e garanta trilha de evidências em casos de auditoria. Publicar internamente exemplos de cálculo (como funciona o limite de 6%) evita ruídos na folha. Guias práticos do mercado ajudam a treinar o time sobre esse cálculo.
Home office/teletrabalho: contrato, ergonomia e reembolsos pactuados
O teletrabalho está previsto na CLT (arts. 75-A a 75-E) e recebeu ajustes relevantes em 2022 (convertidos na Lei 14.442/2022). Pontos-chave: o trabalho fora das dependências da empresa deve constar em contrato escrito com descrição das atividades, regras de jornada/comunicação, responsabilidade por equipamentos e reembolsos de despesas conforme pactuado; pode haver controle de jornada quando o trabalho é por horário; e há prioridades legais para teletrabalho em alguns casos (ex.: PcD). Boas práticas de ergonomia seguem a NR-17, que determina adaptação das condições de trabalho às características dos trabalhadores; recomenda-se AET (análise ergonômica) compatível com o risco e orientações de postura, pausas e mobiliário.
Do ponto de vista operacional, a política de home office precisa tratar de equipamentos (fornecidos ou reembolsados), suporte técnico, segurança da informação, disponibilidade e retorno ao presencial (quando aplicável) com prazos e critérios claros. A comunicação deve ser objetiva: “o que está coberto”, “como pedir reembolso”, “como comprovar”.
Checklist de compliance por benefício para aplicar hoje
VA/VR
- Política escrita explicitando uso exclusivo para alimentação (Lei 14.442/2022) e vedação de desvio; comunicação clara ao colaborador.
- Se aderente ao PAT: conferir enquadramento, documentação e controles de uso; manter registro de adesão/renovação.
VT
- Coletar/atualizar declaração de trajeto; aplicar desconto máximo de 6% e custear excedente; guardar evidências.
Home office
- Contrato/termo com atividades, jornada, equipamentos e reembolso definidos; orientação ergonômica (NR-17) e registro de entrega de instruções.
Com um cartão multibenefícios como o BRB Benefícios, é possível reforçar regras de aceitação por categoria e simplificar reembolsos ligados à política, além de centralizar relatórios para auditoria interna.
Erros comuns (e como evitá-los)
- VA/VR sem regra de uso: ausência de política e comunicação sobre finalidade exclusiva do auxílio alimentício abre brecha para desvios. Publique a regra e inclua FAQ.
- Desconto de VT acima de 6%: confusão no cálculo gera passivo. Padronize uma planilha e valide mensalmente.
- Home office “de boca”: sem contrato, sem critério de reembolso e sem orientação de ergonomia. Formalize em termo, anexe política e registre ciência.
Compliance em benefícios é menos sobre complexidade e mais sobre clareza e consistência. A empresa define valores, elegibilidade e regras de uso para cada carteira (alimentação, refeição, transporte, bem-estar, home office), garantindo aderência às normas e coerência com a política interna. O BRB Benefícios concentra todos os benefícios em um único cartão e app, aplicando as regras por carteira e registrando o uso de forma transparente. Assim, mesmo com benefícios diferentes, a gestão fica centralizada, o colaborador usa cada benefício no lugar certo e o RH ganha controle, auditoria e comunicação mais simples. É o compliance e a experiência caminhando juntos.
